Pusat Tata Kelola, Aturan & SOP
DRAFT INTERNAL — BELUM BERLAKU · Pilih pembahasan di bawah.
Catatan draft:
Materi ini masih berupa naskah sumber untuk peninjauan. Belum ditetapkan sebagai kebijakan resmi dan tidak digunakan sebagai dasar keputusan kepegawaian sebelum validasi serta penetapan HR/manajemen.
Halaman ini untuk sementara dapat diakses publik melalui URL. Tidak memuat data pengajuan atau catatan pribadi karyawan.
Modul awal: Tata Kelola Pengajuan Lembur, Izin, Cuti, dan Sakit. Kategori di bawah menautkan bagian-bagian dari naskah yang sama.
Catatan status: isi kebijakan berikut dipertahankan dari naskah sumber, termasuk istilah “pedoman resmi” dan ketentuan mulai berlaku. Istilah tersebut merupakan bagian dari draft, bukan pengesahan. Bagian yang belum final tetap menunggu validasi HR/manajemen.
1 · Pendahuluan
Tujuan
Pedoman resmi dalam mengatur pengajuan, persetujuan, dan pencatatan lembur, izin, cuti, dan sakit karyawan, agar:
- proses pengajuan tertib, jelas, dan seragam;
- hak dan kewajiban karyawan maupun perusahaan terlindungi secara adil;
- kelangsungan operasional dan layanan kepada jamaah tetap terjaga;
- data kehadiran dan kompensasi tercatat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ruang Lingkup
Berlaku bagi seluruh karyawan Smart Umrah Lampung (tetap, kontrak, dan masa percobaan) di seluruh divisi: Sales, Marketing, Operasional, Finance, serta Support Office dan GA.
Definisi
| Istilah | Pengertian |
|---|---|
| Perusahaan | Smart Umrah Lampung |
| Karyawan | Seluruh pekerja yang terikat hubungan kerja dengan Perusahaan |
| Atasan Langsung | Leader divisi atau pihak yang ditunjuk sebagai atasan karyawan |
| HR | Bagian Human Resources yang mengelola administrasi dan kebijakan kepegawaian |
| GM | General Manager Perusahaan |
| Lembur | Pekerjaan di luar jam kerja normal atas perintah/persetujuan tertulis Perusahaan |
| Izin | Ketidakhadiran sebagian atau seluruh jam kerja karena keperluan tertentu di luar cuti dan sakit |
| Cuti | Hak istirahat karyawan yang diatur sesuai ketentuan |
| Sakit | Ketidakhadiran karena kondisi kesehatan yang menghambat bekerja |
| Alfa | Ketidakhadiran tanpa keterangan atau tidak sesuai ketentuan |
2 · Prinsip Umum
- Diajukan tertulis. Melalui formulir resmi atau kanal yang ditetapkan HR (cetak/digital), bukan hanya lisan.
- Persetujuan sebelum pelaksanaan. Kecuali kondisi darurat (mis. kecelakaan, bencana alam).
- Berjenjang. Karyawan → Atasan Langsung → HR → GM (sesuai jenis pengajuan).
- Mempertimbangkan operasional. Beban kerja, jadwal keberangkatan, dan kebutuhan layanan jamaah, khususnya saat peak season.
- Jujur dan bertanggung jawab. Data/dokumen palsu merupakan pelanggaran disiplin.
- Serah terima tugas. Karyawan memastikan pekerjaan tetap berjalan selama tidak hadir.
3 · Jam Kerja
| Keterangan | Ketentuan |
|---|---|
| Jam / hari kerja | 09.00–17.00 WIB (Senin–Jumat) 09.00–15.00 WIB (Sabtu) |
| Jam istirahat | 12.00–13.00 WIB |
| Toleransi keterlambatan | Tidak ada toleransi keterlambatan |
4 · Lembur
Ketentuan Umum
- Sah bila ada perintah/persetujuan tertulis Atasan Langsung dan diketahui HR sebelum lembur dilaksanakan.
- Atas dasar kebutuhan mendesak, bukan akibat kelalaian pengaturan waktu kerja.
- Lembur atas inisiatif sendiri tanpa persetujuan tidak diperhitungkan.
- Batas lembur mengacu ketentuan pemerintah: maksimal 4 jam per hari.
Alur Pengajuan
| Tahap | Pelaksana | Kegiatan | Batas Waktu |
|---|---|---|---|
| 1 | Karyawan | Mengisi Formulir Perintah Lembur (tanggal, jam, tugas, alasan) | Maks. H-1 (mendesak: hari yang sama sebelum lembur) |
| 2 | Atasan Langsung | Memeriksa kebutuhan dan menyetujui | Sebelum lembur |
| 3 | HR | Verifikasi kelayakan dan batas jam lembur | Sebelum lembur |
| 4 | Karyawan | Melaksanakan lembur dan mengisi realisasi jam | Hari pelaksanaan |
| 5 | Atasan Langsung | Mengonfirmasi realisasi jam dan hasil pekerjaan | Maks. 1 hari kerja setelah lembur |
| 6 | HR | Rekap dan perhitungan kompensasi | Sesuai periode penggajian |
Kompensasi
Diberikan berupa uang pengganti waktu istirahat (time off) apabila disepakati sebelumnya. Bentuk kompensasi ditetapkan Perusahaan dan dicantumkan pada formulir.
Lembur pada Hari Libur
Pada hari libur mingguan atau nasional memerlukan persetujuan Atasan Langsung dan HR, dan untuk kondisi tertentu diketahui GM.
5 · Izin
Jenis Izin
| Jenis | Contoh | Status |
|---|---|---|
| Keperluan pribadi/keluarga | Urusan administrasi, keperluan keluarga mendesak | Disetujui sesuai kebijakan; dapat memotong cuti atau upah … |
| Datang terlambat / pulang lebih awal | Keperluan mendesak sebagian jam kerja | Wajib persetujuan Atasan Langsung |
| Tugas luar | Kunjungan, koordinasi, kegiatan untuk Perusahaan | Dianggap hadir bila ada surat tugas |
Prosedur
- Karyawan mengisi Formulir Izin (alasan, tanggal, jam yang jelas).
- Disampaikan ke Atasan Langsung minimal 1 hari kerja sebelumnya (mendadak/darurat: secepatnya di hari yang sama sebelum jam kerja).
- Atasan Langsung menyetujui atau menolak dengan alasan jelas.
- HR mencatat dan memverifikasi pada rekap kehadiran.
- Izin tanpa pemberitahuan/persetujuan dicatat sebagai tidak hadir tanpa keterangan (mangkir).
6 · Cuti
Jenis Cuti
| Jenis | Ketentuan Pokok |
|---|---|
| Cuti tahunan | 12 hari kerja per tahun setelah bekerja 12 bulan berturut-turut |
| Cuti melahirkan | 3 bulan (1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah melahirkan) |
| Cuti keguguran | 1,5 bulan atau sesuai surat keterangan dokter/bidan |
| Cuti bersama | Mengikuti ketetapan pemerintah dan/atau Perusahaan |
Ketentuan Umum
- Cuti tahunan tidak dapat diambil sebelum hak terpenuhi, kecuali kebijakan khusus Perusahaan.
- Seluruh jenis cuti tidak diberikan upah.
- Sisa cuti tidak dapat dicairkan dalam bentuk uang. Apabila tidak diambil dalam kurun waktu satu tahun, sisa cuti dianggap hangus.
- Perusahaan dapat menunda cuti untuk kepentingan operasional dengan alternatif waktu pengganti.
- Tidak diperbolehkan pada periode padat operasional (mis. pemberangkatan jamaah besar) kecuali mendesak dan disetujui GM.
- Maksimal cuti tahunan berturut-turut: 5 hari kerja.
Alur Pengajuan
| Tahap | Pelaksana | Kegiatan | Batas Waktu |
|---|---|---|---|
| 1 | Karyawan | Mengisi Formulir Cuti dan rencana serah terima tugas | Cuti 1–2 hari: H-3 Cuti ≥3 hari: H-14 |
| 2 | Atasan Langsung | Mengecek beban kerja dan menyetujui | Maks. 2 hari kerja |
| 3 | HR | Memverifikasi sisa hak cuti | Maks. 2 hari kerja |
| 4 | GM | Persetujuan akhir (cuti ≥3 hari atau cuti khusus) | Maks. 3 hari kerja |
| 5 | HR | Menerbitkan konfirmasi dan memperbarui saldo cuti | Setelah disetujui |
| 6 | Karyawan | Serah terima tugas | Sebelum cuti dimulai |
Pembatalan / Perubahan
Disampaikan tertulis kepada Atasan Langsung dan HR paling lambat H-2 sebelum tanggal cuti.
7 · Sakit
Kewajiban Pemberitahuan
- Wajib memberi kabar ke Atasan Langsung dan HR paling lambat sebelum jam kerja dimulai pada hari pertama sakit, via telepon/pesan resmi.
Dokumen Pendukung
| Lama Sakit | Dokumen |
|---|---|
| 1 hari | Pemberitahuan tertulis/pesan; surat dokter tidak wajib (maks. 2 kali per bulan) |
| 2 hari atau lebih | Wajib melampirkan surat keterangan dokter |
| Rawat inap / berkepanjangan | Surat keterangan dokter/rumah sakit dan dilaporkan ke HR |
Status dan Upah
- Karyawan sakit dilarang dipaksa bekerja; Perusahaan dapat meminta pemulihan dahulu bila membahayakan diri atau rekan kerja.
- Setelah sakit berkepanjangan, dapat diminta surat keterangan sehat sebelum kembali bekerja.
Kerahasiaan
Informasi kesehatan karyawan bersifat rahasia dan hanya diakses HR dan pihak berwenang.
8 · Rekap & Pelaporan
- HR menyimpan seluruh formulir dan dokumen pendukung sebagai arsip kepegawaian.
- HR memperbarui saldo cuti, rekap izin, sakit, dan lembur setiap bulan sebelum penutupan penggajian.
- HR menyampaikan laporan bulanan ke GM: tingkat kehadiran, jumlah lembur, pola izin/sakit.
- Data menjadi dasar perhitungan upah, kompensasi lembur, dan evaluasi kedisiplinan.
9 · Pelanggaran & Sanksi
| Pelanggaran | Tindak Lanjut |
|---|---|
| Tidak hadir tanpa keterangan | Teguran lisan → Surat Peringatan sesuai tingkat dan frekuensi |
| Pengajuan tidak sesuai prosedur (berulang) | Pembinaan oleh Atasan Langsung dan HR |
| Memalsukan dokumen/keterangan (surat sakit, izin) | Surat Peringatan hingga sanksi lebih berat sesuai Peraturan Perusahaan |
| Lembur tanpa persetujuan | Tidak diperhitungkan sebagai lembur; pembinaan |
| Atasan menyetujui/memerintahkan lembur di luar batas | Evaluasi oleh HR dan GM |
10 · Peran & Tanggung Jawab
| Pihak | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Karyawan | Mengajukan sesuai prosedur dan batas waktu, menyertakan dokumen, serah terima tugas, menjaga kejujuran |
| Atasan Langsung (Leader) | Menilai kebutuhan dan beban kerja, memberi keputusan tepat waktu, memastikan operasional berjalan, mencegah lembur berlebihan |
| HR | Menyusun dan mensosialisasikan kebijakan, memverifikasi, mencatat, memantau saldo cuti, menjaga kerahasiaan data |
| GM | Persetujuan akhir kasus tertentu, memastikan kebijakan dijalankan konsisten |
| Finance | Menghitung dan membayarkan kompensasi lembur dan upah sesuai rekap HR |
11 · Ketentuan Penutup
- Hal yang belum diatur ditetapkan HR dan GM dengan tetap mengacu pada peraturan perundang-undangan.
- Dokumen dapat ditinjau dan direvisi sewaktu-waktu; perubahan disosialisasikan ke seluruh karyawan.
- Bila berbeda dengan peraturan perundang-undangan, yang berlaku adalah peraturan perundang-undangan.
- Berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Bandar Lampung, tanggal …………………
Disusun olehHR
Diperiksa olehGeneral Manager
Disetujui olehOwner / Direksi
Flowchart Alur Pengajuan
Representasi statis alur dari naskah sumber; setiap baris menunjukkan perpindahan langkah beserta kondisinya.
Lembur
| Dari langkah | Kondisi | Menuju langkah |
|---|---|---|
| Butuh lembur mendesak | Lanjut | Karyawan isi Formulir Lembur (maks. H-1, mendesak: hari yang sama sebelum lembur) |
| Karyawan isi Formulir Lembur (maks. H-1, mendesak: hari yang sama sebelum lembur) | Lanjut | Atasan Langsung setuju? |
| Atasan Langsung setuju? | Tidak | Lembur tidak dilaksanakan |
| Atasan Langsung setuju? | Ya | HR: layak dan dalam batas 4 jam per hari? |
| HR: layak dan dalam batas 4 jam per hari? | Tidak | Lembur tidak dilaksanakan |
| HR: layak dan dalam batas 4 jam per hari? | Ya | Lembur dilaksanakan, karyawan isi realisasi jam |
| Lembur dilaksanakan, karyawan isi realisasi jam | Lanjut | Atasan konfirmasi realisasi (maks. 1 hari kerja) |
| Atasan konfirmasi realisasi (maks. 1 hari kerja) | Lanjut | HR rekap dan hitung kompensasi |
| HR rekap dan hitung kompensasi | Lanjut | Selesai |
Izin
| Dari langkah | Kondisi | Menuju langkah |
|---|---|---|
| Perlu izin | Lanjut | Mendadak atau darurat? |
| Mendadak atau darurat? | Tidak | Isi Formulir Izin, sampaikan min. 1 hari kerja sebelumnya |
| Mendadak atau darurat? | Ya | Sampaikan secepatnya di hari yang sama sebelum jam kerja |
| Isi Formulir Izin, sampaikan min. 1 hari kerja sebelumnya | Lanjut | Atasan Langsung setuju? |
| Sampaikan secepatnya di hari yang sama sebelum jam kerja | Lanjut | Atasan Langsung setuju? |
| Atasan Langsung setuju? | Tidak | Ditolak dengan alasan jelas |
| Atasan Langsung setuju? | Ya | HR catat dan verifikasi di rekap kehadiran |
| HR catat dan verifikasi di rekap kehadiran | Lanjut | Selesai |
Cuti
| Dari langkah | Kondisi | Menuju langkah |
|---|---|---|
| Ajukan cuti | Lanjut | Isi Formulir Cuti dan rencana serah terima (1-2 hari: H-3, 3 hari atau lebih: H-14) |
| Isi Formulir Cuti dan rencana serah terima (1-2 hari: H-3, 3 hari atau lebih: H-14) | Lanjut | Atasan setuju? (maks. 2 hari kerja) |
| Atasan setuju? (maks. 2 hari kerja) | Tidak | Ditolak / ditawarkan waktu pengganti |
| Atasan setuju? (maks. 2 hari kerja) | Ya | HR: hak dan sisa cuti cukup? (maks. 2 hari kerja) |
| HR: hak dan sisa cuti cukup? (maks. 2 hari kerja) | Tidak | Ditolak / ditawarkan waktu pengganti |
| HR: hak dan sisa cuti cukup? (maks. 2 hari kerja) | Ya | Cuti 3 hari atau lebih / cuti khusus? |
| Cuti 3 hari atau lebih / cuti khusus? | Ya | GM setuju? (maks. 3 hari kerja) |
| GM setuju? (maks. 3 hari kerja) | Tidak | Ditolak / ditawarkan waktu pengganti |
| GM setuju? (maks. 3 hari kerja) | Ya | HR terbitkan konfirmasi dan perbarui saldo cuti |
| Cuti 3 hari atau lebih / cuti khusus? | Tidak | HR terbitkan konfirmasi dan perbarui saldo cuti |
| HR terbitkan konfirmasi dan perbarui saldo cuti | Lanjut | Serah terima tugas sebelum cuti |
| Serah terima tugas sebelum cuti | Lanjut | Cuti dimulai |
Sakit
| Dari langkah | Kondisi | Menuju langkah |
|---|---|---|
| Karyawan sakit | Lanjut | Kabari Atasan dan HR sebelum jam kerja hari pertama (telepon / pesan resmi) |
| Kabari Atasan dan HR sebelum jam kerja hari pertama (telepon / pesan resmi) | Lanjut | Lama sakit? |
| Lama sakit? | 1 hari | Pesan tertulis, surat dokter tidak wajib (maks. 2 kali per bulan) |
| Lama sakit? | 2 hari atau lebih | Wajib lampirkan surat keterangan dokter |
| Lama sakit? | Rawat inap / berkepanjangan | Surat dokter / RS dan lapor HR |
| Pesan tertulis, surat dokter tidak wajib (maks. 2 kali per bulan) | Lanjut | HR catat di rekap kehadiran |
| Wajib lampirkan surat keterangan dokter | Lanjut | HR catat di rekap kehadiran |
| Surat dokter / RS dan lapor HR | Lanjut | HR catat di rekap kehadiran |
| HR catat di rekap kehadiran | Lanjut | Kembali bekerja (surat keterangan sehat bila diminta) |
Lembur pada hari libur mingguan/nasional juga memerlukan persetujuan HR, dan untuk kondisi tertentu diketahui GM. Izin tanpa pemberitahuan atau persetujuan dicatat sebagai mangkir.
Kembali ke daftar isiA–B · Lampiran Formulir
Lampiran berikut adalah template kosong dari naskah sumber, bukan formulir pengajuan online. Halaman ini tidak menerima atau menyimpan pengajuan.
A – Formulir Pengajuan Lembur
| Data | Isian |
|---|---|
| Nama / Divisi | |
| Tanggal lembur | |
| Jam mulai – selesai (rencana) | |
| Uraian pekerjaan & alasan | |
| Realisasi jam lembur | |
| Persetujuan Atasan Langsung | Tanda tangan / tanggal |
| Verifikasi HR | Tanda tangan / tanggal |
B – Formulir Izin / Cuti / Sakit
| Data | Isian |
|---|---|
| Nama / Jabatan / Divisi | |
| Jenis pengajuan | ☐ Izin ☐ Cuti tahunan ☐ Cuti lainnya ☐ Sakit |
| Tanggal (dari – sampai) / jumlah hari | |
| Alasan | |
| Pengganti / serah terima tugas | |
| Dokumen pendukung | ☐ Ada ☐ Tidak ada |
| Sisa cuti (diisi HR) | |
| Persetujuan Atasan Langsung | Tanda tangan / tanggal |
| Verifikasi HR | Tanda tangan / tanggal |
| Persetujuan GM (bila perlu) | Tanda tangan / tanggal |
